http://www.aulaclic.es/openoffice/b_11_1_1.htm
http://silviautilitarios.blogspot.com/2011/06/elementos-de-la-ventana-de-calc.html
http://www.softlibre.salta.org.ar/slw/HTML/suse/ch09s06.html
Introducción a la hoja de cálculo
de OpenOffice
 Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior
izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas ,
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador;
coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre OpenOffice.org 1.1.4 y haz clic sobre Hoja de cálculo, y se iniciará el programa.
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Para cerrar Calc,
puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
Hacer
clic en el botón cerrar  ,
este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de
la ventana de Calc.
También puedes pulsar la combinación de teclas Ctrl+Q,
con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas
activa en ese momento. Hacer
clic sobre el menú Archivo y elegir
la opción Terminar. |
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Al iniciar Calc aparece una
pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes
fundamentales, así conoceremos los nombres de
los diferentes elementos y será más fácil entender el resto
del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas
las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu
ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que
se vean en cada momento, como veremos más adelante.
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Introducción
Calc
es la hoja de cálculo de OpenOffice.org y sirve tanto para su
contabilidad privada como para la comercial. Para abrir Calc desde
Writer haga clic en Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo.
Después
del inicio Calc presenta una tabla vacía que se compone de líneas y
columnas. Las líneas se enumeran de arriba abajo y las columnas se
identifican con las letras del alfabeto. En el lugar en el que se cruzan
una línea y una columna, se encuentra una celda. Cada celda dispone de
una dirección única; z. B. con la dirección B3 se identifica la tercera línea de la segunda columna (B). La identificación de la celda se muestra también en la parte superior izquierda de la ventana cuando la celda está activa.
Cada
línea puede, aunque no necesariamente, tener un cierto contenido. Los
contenidos posibles son cifras, texto, la fecha, el tiempo, monedas,
etc. y – muy importante – ¡fórmulas matemáticas!
La celda puede
estar activa o no, pero en cada momento sólo es posible tener única
celda activa. La celda activa se identifica por un marco grueso de color
negro alrededor de la misma. Para cambiar de celda activa, se pueden
usar las teclas del cursor o bien seleccionar la celda activa con un
clic del mouse. Cuando una celda está activa, se puede manipular.
Para
introducir algo dentro de una celda, no hace falta nada más que empezar
a escribir. Todos los textos se alinean por defecto en la izquierda y
los números en la derecha. Después de introducir algo se termina
pulsando Enter. Para cambiar el formato de las cifras, se puede
pulsar el botón derecho del mouse para abrir un menú contextual. Con la
opción Formatear celdas…, se puede abrir una ventana para configurar el
formato de los números. La ventana contiene seis pestañas que engloban
los atributos de las celdas y que de izquierda a derecha son: números,
fuente, alineación, borde, fondo y protección.
- Números
- Selección de la categoría de números como, por ejemplo, porcentaje, moneda, fecha, hora, etc. El formato seleccionado determina el número de los decimales y/o ceros iniciales.Fuente
- Definición del tipo, del estilo y del tamaño de fuente.Opciones de escritura
- Con esta tabla puede realizar configuraciones adicionales de escritura. Las posibilidades van desde subrayado y tachado a efectos de relieve, sombreado y contorno.Alineación
- Definición de la posición horizontal o vertical del contenido de la celda. También se puede determinar la dirección de escritura.Borde
- Se puede poner un marco a la celda al igual que se puede definir sombra, estilo y grosor de línea.Fondo
- Define el color de fondo de una celda.Protección
- Impide la modificación volutaria o involuntaria de la celda una vez activada la opción Protegido.
En
OpenOffice.org se puede realizar cálculos mediante fórmulas. Introduzca
los números en las celdas. Debido a las exactas coordenadas de las
celdas, puede realizar cálculos con esos números.
Un buen ejemplo es el control de sus gastos mensuales. En la siguiente tabla (muy simplificada) puede observar las posiciones:
La celda B3 contiene la factura de teléfono para el mes de enero y B4
indica el gasto mensual en gasolina. Lo que le interesa es el gasto
total, por lo que en este caso se suman los dos gastos individuales.
Para ello se introduce en la celda B5 la siguiente fórmula:
= B3+B4
El resultado se muestra en la misma celda en la que se ha introducido la fórmula B5.
¡Ya está hecho el primer cálculo! En caso de haberse equivocado con el
valor de alguna factura, no hace falta nada más que corregir este valor y
el valor de la suma se actualiza automáticamente.
Aparte de las
cuatro operaciones básicas, Calc soporta muchas operaciones adicionales.
Puede acceder a la lista detallada mediante el menú Insertar, después
Función…. Las funciones están ordenadas por categorías. Para ampliar la
tabla z. B. con una línea entre Gasolina y Suma, basta con hacer clic con el botón derecho del mouse sobre 5. Se abre un menú contextual en el cual se puede seleccionar la opción Insertar fila. En seguida se añade en la línea 5 una nueva fila y se puede añadir el texto deseado.
Es
obvio que después de una cierta cantidad de items a sumar, la
introducción de las fórmulas resulte laboriosa. En caso de tener varios
items en la columna A que se han de sumar, existe una solución más práctica: Utilice la función SUMA.
Para realizar esto, sencillamente introduzca esta fórmula en del campo B6:
= SUMME(B3:B5)
La alternativa es introducir el símbolo de suma (Sigma) para después indicar el área manualmente.
Esta fórmula suma todas las cifras que se encuentran entre B3 y B5,
ambos incluidos. Si se deben sumar muchas filas resulta más práctico
indicar el rango así, ya que de este modo no es posible olvidarse de
ninguna. También se puede indicar varios rangos diferentes.
Para indicar un rango de celdas en las ocasiones en que se ha de operar muchas filas, el comienzo y el final se separan por :. Varios rangos se separan con un (;). Así la siguiente fórmula:
= SUMME(B3:B5;D3:D5)
suma todas las celdas entre B3 y B5 así como entre D3 y D5. En realidad se trata de una expresión abreviada, pero totalmente equivalente a: = B3+B4+B5+D3+D4+D5
Lo mejor es probar las múltiples posibilidades que ofrece StarCalc y, cuando haga falta, acceder a la ayuda.
Para
generar un buen diagrama con entradas para varios meses, se amplía la
tabla con celdas nuevas. Inserte un para de meses más en la línea 2. La tabla se convierte en lo que muestra la figura 9.10: “Ejemplo de tabla ampliada”.
Primero marque el área entre A2 y E5. El texto se ve invertido en blanco sobre negro.
Para
crear el diagrama seleccione en el menú Insertar la opción Diagrama…,
tras lo cual aparecerá un cuadro de diálogo, que le permite variar la
selección de celdas hecha, z. B. si la primera fila o columna no
contiene valores sino una descripción. Normalmente los valores indicados
son los correctos por lo que se puede pulsar directamente Siguiente.
Todo
el cuadro de diálogo de configuración de un diagrama se compone de
cuatro páginas. La única realmente interesante se muestra en la figura 9.11: “Selección del tipo de diagrama”.
En
la ventana se muestran los tipos de diagrama disponibles. Entre ellos
están los diagramas de columnas, de superficies, de barras, etc. Al lado
izquierdo de los ejemplos se encuentra una previsualización de los
datos.
Para el ejemplo dado, lo más razonable es un diagrama de
líneas, pero evidentemente se puede seleccionar otro a gusto propio.
Tras hacer clic en Avanzar, puede elegir entre distintas variantes del
diagrama de líneas. Las variantes son: con o sin símbolos, apilados, en
porcentajes o como regresión cúbica. Para este ejemplo seleccione
Símbolos (el cuarto icono por la izquierda). Si activa también
Representación de texto en previsualización, los rótulos de la abscisa
(o sea Enero, Febrero, etc.) y los valores de la ordenada (eje Y) se mostrarán en el diagrama. Además se añade una leyenda en el lado derecho.
En
la página siguiente, se puede dar un nombre al diagrama, así como a los
ejes. Para el ejemplo dado, el título es Resumen de gastos y en el
eje Y incluya la moneda Euro. Por defecto el eje X está desactivado,
pero evidentemente también se puede añadir allí un texto. Al pulsar el
botón Crear, el diagrama aparece dentro de la hoja de cálculo. La
figura 9.12: “El ejemplo de diagrama acabado” muestra la imagen final.
Es
bastante frecuente tener cierta información en forma de tablas (z. B.
tarifas telefónicas, listas, cotizaciones de bolsa) que quisiera
importar como tabla de Calc.
Hay dos formas de importar ese tipo de información en Calc.
- 1ª posibilidad:
- Importar
del portapapeles z. B. para importar cotizaciones de bolsa a una hoja
de cálculo, abra la página web favorita con datos de la bolsa y marque
con el mouse la tabla con las cotizaciones. Según el navegador que
utilice, puede que haga falta entrar a una opción llamada Copiar, con lo
que el texto marcado quedará en el portapapeles.
En OpenOffice.org abra una hoja de cálculo nueva en Archivo -> Nuevo -> Hoja de cálculo. Después seleccione la celda a partir de la cual se deben introducir los datos; pulse después sobre Pegar en el menú Editar. Así toda la tabla quedará insertada en la hoja de cálculo con todos los hiperenlaces, etc. - 2ª posibilidad:
- Otro ejemplo: importar tablas
Importar con un filtro Si dispone de un archivo HTML que quiere importar a Calc, seleccione dentro del menú Archivo la opción Abrir…. Dentro de la ventana que se abre, elija como Tipo de archivo HTML (OpenOffice.org Calc). Utilice las flechas para navegar por la lista de los tipos de archivos.
Ya no falta más que seleccionar el nombre de archivo y pulsar sobre Abrir; a continuación se importará la tabla.
¿Qué es y para qué
sirve una hoja de cálculo?
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OpenOffice.org Calc es una
hoja de cálculo integrada en el paquete ofimático
OpenOffice.org. Esto
quiere decir que si ya conoces otro programa de OpenOffice.org,
como Writer, Impress... te resultará familiar utilizar Calc,
puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar
en todos
los programas de OpenOffice.Org.
Una hoja de cálculo es un programa que es capaz
de trabajar con números y fórmulas de forma sencilla e intuitiva.
Para ello se utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula
se pueden introducir números, letras y gráficos.
Por ejemplo, para sumar una serie de números
sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como harías en
un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle
a Calc que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos
más adelante cómo se hace exactamente, pero es muy fácil).
Quizás pienses que para hacer una
suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre
si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números,
tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Calc no importa
si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y
automáticamente Calc vuelve a calcularlo todo.
Esto es importante cuando los cálculos
son un poco más complicados, imagina que estás haciendo
la declaración de la renta a mano y al final descubres un error,
tendrías que volver a calcularlo todo. Si lo haces con Calc sólo
tienes que corregir un dato.
Esta característica de recálculo
automático te permite también hacer simulaciones fácilmente.
Por ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar
al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta que vayas introduciendo
diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas
lo que tendrías que pagar en cada caso.
Vamos a ver otro ejemplo que nos servirá
para ver más características de Calc.
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En esta imagen tienes una sencilla factura
realizada con Calc.
Puedes observar como las columnas
se numeran por letras A,B,C,... y las filas por números
1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto
de las columnas B y C.
Así de fácil e intuitivo
es Calc. Seguro que ya estás deseando seguir el resto del curso
para aprender a utilizarlo.
También puedes ver en este ejemplo
cómo se puede utilizar texto en cualquier
parte de la hoja de cálculo, incluso podríamos haber puesto
un gráfico con el logotipo
de la ferretería.
Otra cosa buena de Calc es que no
es necesario saber matemáticas para utilizarlo. En muchas
ocasiones es suficiente con utilizar las operaciones básicas. Por
supuesto, si sabes matemáticas mucho más partido podrás
sacar de Calc.
Aunque en este ejemplo no se ve, Calc también
es capaz de dibujar gráficos a partir
de los datos introducidos, del estilo de los gráficos
en forma de tarta y en forma de barras que se ven en las encuestas.
Calc se puede utilizar para multitud de
cosas, tanto en el plano personal como en el plano profesional. Desde
llevar las cuentas familiares hasta los más complejos cálculos
financieros.
ELEMENTOS DE LA VENTANA DE CALC
Barra de títulos y barra de menús
La Barra de títulos, en la parte superior, muestra el nombre de la hoja de cálculo actual.
Al abrir una hoja de cálculo nueva, esta se llama Sin título X, siendo X un número. Al guardar una hoja de cálculo por primera vez se le pedirá que le asigne un nombre.
Bajo la Barra de títulos está la Barra de menús. Si selecciona uno de los menús, aparece un submenú con más opciones.
Al abrir una hoja de cálculo nueva, esta se llama Sin título X, siendo X un número. Al guardar una hoja de cálculo por primera vez se le pedirá que le asigne un nombre.
Bajo la Barra de títulos está la Barra de menús. Si selecciona uno de los menús, aparece un submenú con más opciones.
Barra de herramientas
Debajo de la Barra de menús hay tres barras de herramientas predeterminadas: la barra
de herramientas Estándar, la barra de herramientas Formato y la Barra de fórmulas.
de herramientas Estándar, la barra de herramientas Formato y la Barra de fórmulas.
Barra de fórmulas
A la izquierda de la Barra de fórmulas (ver figura 3) hay una pequeño
cuadro de texto llamado cuadro de nombre que contiene una combinación de
letras y números, por ejemplo D7. Esta combinación se llama referencia
de celda, y se corresponde con la letra de columna y el número de fila
de la celda actual.
Barra de estado
La Barra de estado se encuentra en el extremo inferior de la ventana de
Calc,y proporciona información rápida sobre la hoja de cálculo actual.
